从需求出发提高BI的应用价值

经过多年的信息化推广应用，很多企业已经实施了ERP、CRM等系统，在系统的应用过程中，产生了大量的数据。这些数据反应了企业经营过程的实际情况，如果能够有效应用，无疑能够帮助企业发现运营过程中的问题。只有把数据用起来，数据本身才有价值，“如何用好这些数据”也就摆在了IT部门负责人的案头上。

信息系统中数据的使用，基本是通过报表这一方式。传统的报表开发工具开发效率低，跨系统、跨数据库的报表很难实现，报表展现也不灵活;而BI软件的数据仓库、数据挖掘、多维度展现好像是个不错的选择，这也是一般的报表开发工具所不具备的能力。很多企业利用BI工具开发了大量的分析报表，通过“管理驾驶舱”提供给企业管理层使用。在BI刚开始应用时，其多样的分析展现，深入的数据钻探确实让人耳目一新，但时间一长，热度好像过去了，企业的各级管理人员对BI也有了不同的看法。

“BI中的报表太多了，到底该看那一张”，“每张表看起来都有用，但真要用的时候好像又不是很合适”，“管理驾驶舱只是实现了指标的图例化，跟以前比没啥实质改进”，“只是实现了报表自动化、图样化，跟手工没什么本质变化”，BI系统并没有达到帮助企业管理的目的。

为什么BI系统没有达到预期效果呢？很多情况是企业把管理改进与工具应用混淆了，期望BI系统能解决管理问题。BI虽然叫做商务智能，但归根到底仍然是一个软件工具，是为满足企业的需求服务的。要用好这个工具，仍然需要从企业的需求出发，从BI系统在企业中服务对象的需求出发。

企业的人员，对信息的需求大体可以划分为三个层面，一线执行人员希望能够帮助提高效率，减少操作错误;中层管理者要管理业务，分析没有达到计划要求的原因并着手改进;企业高层，则更多是关注企业的发展方向是否合适，企业的运营是否符合预期，是否需要调整运营策略。一线执行层关注的是现在，企业高层关注的是未来，中层管理者介于中间。

从需求出发提高BI的应用价值：图1.关注度

在明确了企业不同人员的需求后，BI的应用才能更具针对性，从而发挥作用。这个道理很简单，但实际做起来却很难，这与企业需求的复杂性有一定的关系。

对于企业高层，单纯内部的信息已经不能满足管理决策的需要。企业高层要判断外部环境对企业的影响，需要了解外部环境的变化趋势，竞争对手的动态情况等非结构化的分析报告，这些信息更多是利用OA、KM等非结构化信息系统，而BI在这方面的作用有限。至于企业的运营，高层领导是要监控具体工作是否正在按照预想要求执行，判断是否偏离方向。信息系统就是要帮助企业管理人员用尽可能少的时间监控运营，发现实际运营过程中与要求、预期不一致的地方，从而采取行动。在这方面BI系统是可以发挥作用的，可以帮助企业对已经发生的海量数据进行挖掘，从多个维度分析，帮助发现存在的问题。

企业高层对企业运营等内部信息的需求，自然就落到中层领导来实现，各个业务单元的中层管理者都要向上提交内部运营报告。但是，企业存在多个职能部门，每个部门都会从自己的角度出发，向高层提交相应的报表。因为不同部门看问题的角度不同，对同样的事情分析的维度和时间点也不会相同，看问题的范围也不同。结果到了企业高层就变成了报表很多，好像每张报表都有道理，但都是讲了一点，不知道该看哪张;分别选了几张分别看还可能分析出不一致的结论;想合在一起看，发现还很难。结果是领导不满意，认为这个BI用了后还是没有解决以前的问题，只是增加了更多没用的报表。

除了向高层提交报告，中层领导也需要监控具体的业务运营，分析实际与计划的差异，找出问题和瓶颈，从而采取行动。这个需求，从技术上看正是BI系统的强项，利用BI工具整合信息，提供多维度的分析和挖掘。但从效果看，在很多企业中仍然没有用好。

至于一线执行人员，是业务信息的提供者，每天要向系统提供大量的数据，对效率的要求很高。而站在企业的高度，最需要的是能及时帮助一线人员发现输入的错误，在这方面，通常的报表基本就可以满足需求，而且效率比BI要高，执行人员对BI的需求很有限。

在了解了企业的需求后，BI的应用才能更有针对性，才能真正发挥强项。

企业的运营是复杂的，任何人都不可能监控所有的事情，即使同一个人在企业的不同发展阶段的关注点也不同，因此首先要梳理不同的人员需要监控的不同信息，然后从这些服务对象的需求出发。

企业是一个整体，企业高层的需求往往最能体现整个企业的需求，因此对企业的监控采取自上而下，从企业高层开始梳理更有效果。要保证企业按照战略发展的要求运转，企业高层需要监控哪些关注项，做哪些决策，需要参考哪些信息，这些信息应该从哪几个角度分析，应该以什么样的频率展现，由谁来负责提供数据，最终以怎样的报表形式展现，这些都是需要明确的，这些是BI工具不能回答的。在梳理高层的关注点时，有一点是不可被忽略的：企业高层的关注项是与战略要求、发展策略紧密相关联的，要衡量企业离既定的战略是越来越近，还是越来越远，而这些在很多企业的BI应用中往往没有得到体现。

曾经有一家客户提出的市场策略是占领二三线市场，但该客户的高层领导看到的报表却是从产品的维度来分析的，但二、三线的拓展速度、市场占有率、哪些二线市场的发展遇到了问题等基本没有涉及，这样提供的监控报表虽然很多，但没有体现战略要求，没有体现决策需求，高层领导确实能看到了很多精美的报表，而且每张分析的都不错，但与监控方向不吻合，管理驾驶舱没有实际的用途，BI自然不能体现出价值。

在企业高层的管理需求清晰后，还需要继续梳理中层管理者的需求。中层管理层在企业是承上启下的关键环节，这个“上”，既包括高层的关注项这些点，还包括企业的计划预算这个面。对于高层关注的事项，中层首先需要分解，“要达到A，我需要关注哪些事项，提供哪些分析”，实现整个企业目标的一致性。如果发现没有达到预期要求的事项，还要再分析原因，从而改进。而对于计划预算，中层管理者从目标、预算与实际执行情况对比分析，找出差距，然后也需要进一步分析原因，从而制定改进方案。

BI工具的多维度分析、数据挖掘在帮助管理者分析原因上是有其性能上的优势，但这个“多维度”是哪些维度，“数据挖掘”到哪个深度，这些不是BI系统能回答的，是需要从管理的角度上进行分析的，这些管理需求明确后，才能利用BI的长项。明确了“上”的需求，“下”就是要保证数据的及时支持，明确需要哪些数据以什么样的频率怎样的提供，BI的数据仓库怎么实现，基础信息怎么收集，这是对企业信息系统和相关人员的要求。

把企业的需求分解成关注项，把使用者和关注项挂钩，把关注项与需要的报表挂钩，把报表与数据挂钩，建立起一体化的经营分析报表体系(如图2)。通过建立起“人――关注项--数据--报表”的体系结构，把这些管理的问题清晰的梳理出来、明确的定下来，从整体来建设企业的经营分析报表体系，持续不断的完善经营分析报表体系，利用BI系统深度挖掘、多维度展现，BI系统才能更好的发挥工具的作用，也就能大展身手了，从而充分发挥数据仓库的优势，帮助企业更好的监控企业运营。