选型第一步 企业如何提好自己的内部需求?

在外部激烈竞争环境条件下，企业自身发展的同时，外部竞争环境也对企业管理现状提出了更高的要求，企业对信息的及时获得及基于信息决策的需求也体现得越来越强烈。不少企业通过导入ERP系统来整合企业的各种资源，希望达到资源的最优化，使管理决策更有效。

而在导入ERP之前，企业对于自己需要什么样的ERP软件虽然有这样那样的管理需求，但是目前市场上ERP产品比较多，对于选择哪种ERP软件，企业仍然犹豫不决。实际上，企业在选型之前，有一个关键问题要搞定，就是清楚地了解自己的内部需求。而如何提好自己的内部需求，笔者谈谈自己的一些想法。

做需求迈好第一步

内部需求对于企业上ERP至关重要，更关系到未来ERP软件应用是否顺畅，所以不得不引起企业的高度重视，那么如何提内部需求呢？笔者认为要注意几个方面：

①由企业内部的IT人员提出需求。这些人员一般是企业内部从事信息化工作的人员，比如ERP系统工程师、MIS管理员、MRPII工程师等。据我所了解，目前大多数中小企业普遍存在的现象是电脑部只有一个网络管理员进行日常的网络及硬件等维护，这种情况下，如何才能提好内部需求呢？

或许很多人也许会说，叫一个不懂ERP的人去提需求，那不是搬石头砸自己的脚吗？当然我也不赞成这么做。不过，笔者建议，为里理智地进行信息化建设，选型之前不妨招一个以前有过ERP选型实施经验的人来做ERP推行专员，专门负责ERP在企业内部的推行，同时培养企业内部人员对ERP的了解和认同。

②首先由企业内部IT人员(指专门负责推行ERP的人)初拟需求调研表。初次可以粗略一些，然后发放给各部门负责人确认并给予作答，整理后形成第一次内部需求的初稿，再次交予各部门确认。(记住要让每个部门的负责人签名，以备后用)。之后组织各部门开一次会议，实现与最高管理者做好沟通，请他来做一个动员，对大家讲明内部需求对于选择ERP软件的重要性，关系到未来ERP应用是否顺利，是必要时采取的非常手段，这样各部门不会不给予重视。

选型第一步 企业如何提好自己的内部需求?: 初稿样板

内部需求第一次初稿形成时，请注明这是第几版。一般来说，初稿的结构可像这样设计：

①部门组织构架及人员分布；
②部门职员的职责及职位(便于未来权限划分)；
③部门作业流程(最好用flowchart表示出来)；
④作业流程的说明(包括单据的流向等)；
⑤部门系统功能需求说明；
⑥相关查询及报表(要符合报表的样式)。

根据上面的结构形成内部需求初稿后，就可以发放给各部分请他们讨论：需求是否适应，流程的流向是怎么样的？哪些地方需要改善，哪些地方需要保留，我需要什么样的报表、什么样的单据、格式如何等等。讨论结束后，把讨论的结果由各部门在内部需求初稿上修改。

经过几轮讨论，不断更换文件版本，最后经过各部门一致讨论认可，签名通过，形成最后的内部需求文稿。

巧用厂商做第三方评估

邀请第三方调研评估。这里的第三方不是指专门花钱去请专业的咨询顾问公司，我指的是参与选型的ERP软件供应商。

前期选型时，很多软件供应商都想拿下这一单，所以彼此之间的竞争也相当激烈，所以我们要利用这大好的机会，把形成的内部需求文稿交给他们，分别让他们给企业进行内部需求评估。

因为软件厂商大都拥有专业人员与行业经验，由他们帮助进行调研、分析、评估、确认，可一举两得，事半功倍。

可能有人会说，为什么不直接让他们给你做内部需求？这当然不可以，因为外部人员不了解自己企业的运作状况，企业内部先提出需求，再请他们帮助进行评估是一个相对合理的解决办法。

另附应付帐款调研问卷的内容作为参考：

1. 财务部(应付帐)的组织结构是怎样？财务人员负责的功能是什么?
2.财务部(应付帐)与机构内部什么单位(例：采购部)有联系？联系目的是什么？
3.财务部(应付帐)定期要准备什么报表？请详细列出。
4.供应商的定义，是否包括办公用品，备品备件提供者。
5.供应商的名称及编号规则。
6.是否要求对供应商进行分组, 哪些供应商需要进行分组，出于何种目的。如：按照付款的优先级，付款期限，信用度，付款方式，地域等。
7.供应商是否同时又是客户。
8.是否存在重复录入的供应商，如何识别？
9.是否存在供应商合并的需要。（如供应商发生收购合并）
10.供应商是否有多个地点，如何处理多地点。每个地点处理何种业务？
11.对供应商的信用额度如何考核。
12. 对供应商是否有付款控制（挂起，最大付款金额)。
13.您现有的供应商报表(应付帐系统)有哪些, 请提供样张。
14.如何管理发票，有无相关发票管理流程。
15.发票是否需要和采购单/收货单匹配。目前是如何处理的。目前系统有没有自动匹配功能？
16. 发票将采用何种匹配方法：2重匹配—发票和采购单；3重匹配—发票、采购单、接收单；4重匹配—发票、采购单、接收单、接收入库单。
17.运费，杂项费用如何处理。
18.如需退货, 您如何处理, 除红字发票外，您还会用到何种退货凭据。
19.月末货物已到而发票未到如何处理？
20. 有没有付款处理的政策与流程手册？
21.请列出所有付款银行的信息：银行名称、分行、帐号、编号、币种、记帐科目、付款方式、单据编号。
22.目前存在哪些付款期限（如立即付款)。
23.提前支付是否有折扣，是否有多重折扣方法，计算折扣时是否包含税额？折扣如何记帐？
24.每月有多少付款业务?
25. 使用哪些支付方式，流程如何？付款涉及哪些银行帐号？
26.是否有外币付款?
27.怎样处理已付款的归档？怎样检索已付款的文档，主要使用哪些关键字。
28.您的付款银行是否也是您的收款银行?
29. 怎样处理银行对帐？
30. 有没有付款处理的政策与流程手册？有没有差旅费和现金预付政策与流程手册？
31.现在如何对雇员费用进行支付，如何记帐，程序如何？
32.您的帐龄分析是如何分时段?