财务付款分配实用技巧

现在A企业有这么一个需求。A企业的客户付款方式比较特别，他们一般是每月结一次款，但是，每月结款额不是根据当月的货款来的，而是有时候给个一百万，有时给个二百万。也就是说，A企业客户付款不是根据企业的应收帐款来的，A企业在收到款项后，要自己对应收帐款进行分配与购销动作，这就是付款分配的原始需求。

付款分配的基本流程：

假设现在A企业收到客户的货款100万。其当月出货明细为4月5日出货一笔，金额为20万;4月10日出货一笔，金额50万;4月25日出货一笔，金额40万。

若不考虑其他因素，付款分配的流程还是蛮简单的。主要是以下几个步骤。

财务付款分配实用技巧：1、 录入收款单。

当A企业收到客户的款项时，先在财务管理系统中，输入收款单，金额为100万元，然后审核相关单据。

这里要注意，有的系统在初始化设置时，可能会指定收款单必须由原始单据，也就是说，收款单必须由对应的应收单据。这原先的设置目的主要是为了以后对帐的方便。但是，现在我们采用付款分配作业的时候，明显不能再做如此的设置，要把这个设置取消掉。否则的话，收款单系统是不会允许用户审核的。

　　2、 执行收款分配作业，购销应收帐款。

收款单作业完成后，我们就可以打开付款分配作业。在这个窗口选择客户，系统就会自动找出这个客户对应的应收帐款信息。这里要注意的是，若客户的付款不足应收帐款是，系统会如何处理?如上面的例子中，客户当月的应收帐款为110万，而当月其只付了100万的款项。一般情况下，系统是按付款期从先到后进行自动分配。若分配不足，则留待下一期。当然，用户也可以根据客户的具体要求，进行修改。

不过，最后应收帐款购销的总额，应该不能够大于客户的收款单上金额。有时，会有这种情况。如客户当月的应收款项为100万零1千，根据客户的要求，企业可能直接把这1千当作给客户的折扣了，此时，在分配界面中，应收帐款的购销金额仍然为100万，而不是100万零1千。在做完分配作业之后，再在对应的应收帐款中，把剩余的一千元购销掉。

在自动分配流程这个作业执行完毕后，系统会更新对应的应收帐款单据信息。一是已经分配的应收帐款单据，若已经全部付清款项，则此张应收帐款的单据就会自动更新为“关闭”，表示该帐单据已经付清款项;二是会把付款单的单号更新到应收帐款单据中，以方便以后查询;三是应收帐款中的应付余额等字段内容也会根据实际情况自动更新。

　　3、 过账并产生会计凭证。

分配作业完成后，再按“过帐按钮”，系统就会为此自动创建会计分录。因为财务在作帐时，有时候，需要一笔应收帐款对应一笔付款信息，所以，系统会根据用户的具体设置，产生对应的会计分录，以满足财务人员作帐的要求。

付款分配作业就这么简单。但是，这是其基本的流程。往往在这个流程中，还会牵涉到其他一些比较复杂的内容，或者会遇到一些例外的情况，那就会显得比较复杂。

　　一、 遇到现金折扣等的处理方式。

如果A企业还为该客户设置了现金折扣政策，那问题就会稍微复杂一点。如假设现在A企业收到客户的货款100万。其当月出货明细为4月1日出货一笔，金额为20万;4月10日出货一笔，金额50万;4月25日出货一笔，金额40万。客户付款日是5月5日。而企业该客户的话，享有如下的现金折扣，在30日付款，有2%的折扣，超过30日付款的，就没有折扣。

在正常情况下，客户在5月5日付款的话，则4月1日产生应收帐款没有享受到现金折扣;4月10日产生的50万应收帐款可以享受现金折扣，金额万1万;5月5日产生的应收帐款40万也可以享受到2%的先进折扣8千。

但是，在付款作业分配的时候，就会遇到一些比较复杂的问题。

我们打开付款分配作业窗口，在其中选择客户后，系统就会列出详细的该客户的应收款信息。默认的情况下，系统是按收款日期的远近来分配的。也就是说，系统总会认为是最早的应收帐款单据首先分配。根据这个例子，也就是说系统是要先分配4月1日的应收帐款，但是这笔款因为付款日已经超过了30日，所以，不能再享受到现金折扣了;接下去的两笔款项，可以享受到现金折扣。但是，我们看到最后一笔40万的款项，其是不能全额享受先进折扣的，因为，其实这笔款项客户只付了30万，所以，其只能在30万的基础上，享受2%的现金折扣。

但是，有时候，遇到比较难缠的客户，其就不愿意公司这么分配。他想先把5月5日的40万与4月10日50万先分配掉，剩余的再来冲销4月1日的20万。确实，这么分配A企业的客户就可以享受最大的现金折扣。因为这么分配的话，其享受现金折扣的基数为90万，而按照原先的分配方式的话，其最多只能够享受的现金折扣的基数为90万。

所以，一般情况下，系统都是按第一种方式来进行分配的，因为这对企业自身有利;当客户有特殊的要求时，那企业用户只能进行手动的更改。

　　二、 多币种的处理。

在实际业务中，我还遇到过多币种的情况。如A企业的客户可能用美元付款，可是，该客户可能会有两个分公司，一个是美元结算，另一个是人民币结算。也就是说，在产生的应收帐款单据中，有以美元为单位的，也有以人民币为单位的。但是，因为他们的总公司都是同一个，而且是总公司付款的，那系统该如何应对呢?

遇到这种业务的话，系统遇到两个难题。

一是系统如何知道，由总公司为分公司付款呢?这主要在“客户关系”中设置。在客户关系管理中，可以设置各家公司之间的联系，如总公司为分公司付款等等。在客户关系设置里，要注意一个选项“客户关系传递方向”。其有两个方向，一是单一方向，即我们指定总公司为分公司付款，则只能总公司为分公司付款，而分公司就不能为总公司付款。在付款分配这个窗口中，体现的就是若我们选择总公司，则会显示总公司和分公司对应的应收帐款信息;而选择分公司的话，则只会显示分公司的应收帐款信息，而不会显示总公司的应收帐款内容。

二是相互的，也就是说，总公司可以为分公司付款，分公司也可以为总公司付款。若我们选择这种关系的话，则在付款分配窗口中，若我们选择总公司，则会带出总公司以及各个分公司的应收帐款，而我们选择分公司的话，也会带出这个分公司以及其总公司的应收帐跨信息。故，这个点我们要注意，否则的话，很容易产生错误。

二是汇率的折算。在付款分配窗口，若有多币种的情况，则系统会自动按照付款单上的币种为准。也就是说，若付款时，企业用户是以美元入帐的，则在付款分配窗口中，各个应收帐款余额都会自动折算成美元。现在就是这个汇率如何选择呢?一般情况下，系统都是根据系统的基础设置来选择汇率的。在系统中，对于汇率有两种处理方式，一是根据月初的汇率进行转换，二是根据当前汇率进行折算。在实际业务中，这两种处理方式都可以。用户要根据自己的情况，进行选择/

三是在付款分配时，遇到多币种的情况，还会出现一些特殊的处理。如总公司可能对于两家分公司分开付款，美元结算的用美元付，人民币结算的用人民币付，如此的话，大家就都太平了。我们只要在付款分配窗口，选择货币类型，则系统就会自动帮用户找出对应货币的应收帐款信息。如此，比以上的处理方式要简便多了。

　　三、 分配出现问题时，如何调整?

若分配作业运行后，我们发现原先的分配出现了问题，那该如何处理呢?当分配出现问题时，我们可以通过“逆向调整”进行处理。

在实务中，遇到这种情况的话，一般有两种处理方式，一是红字对冲，也就是再做一笔分录，金额为负数;二是借贷相反的方向，即原先记位借的金额，现在记为贷，以此类推。我现在使用的财物管理软件，只支持第一种处理方式，即红字对冲的方式。按一下逆向调整按钮，系统就会自动产生一笔会计分录，只不过金额为负数，以冲销原有的会计分录。然后，用户再运行付款分配作业。

这里要注意的是，逆向调整作业，其会对该笔付款分配作业所涉及到的所有应收帐款都会产生影响。而不会只针对错误的那张应收帐款分配信息。故，我们重新分配应收帐款时，就需要对当前这笔付款的所有应收帐款重新进行分配。

付款分配对于客户来说，操作简便。所以，现在很多企业的客户，都采取了这种付款方式。相对来说，企业的工作量就会增加一些。利用财务管理系统的付款分配作业，也许能够减轻一些财务人员的压力。另外，再建议一点，就是现金折扣跟付款分配结合起来，比较复杂，虽然系统业可以帮助解决，不过，最好用户这两种管理策略最好不要同时使用，以降低管理工作的复杂性。