神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力

2006-01-14

管理是企业永恒的主题。没有坚实的管理基础，企业不可能健康持续快速的发展。但话反过来说，有了规范的管理而不能借助信息化手段，也难以释放企业管理的能量或将企业的管理水平发挥得淋漓尽致。中联鲁宏水泥有限公司作为曾创造过“中国新型干法水泥的一面旗帜”荣誉的优秀企业，通过导入神州数码OA系统，就演绎了一个管理优势借助OA提升公司业绩的典型案例。

中联鲁宏水泥有限公司是中国联合水泥集团的核心企业，公司年生产高标号水泥500万吨，是全行业第一家同时通过ISO 9002质量体系、ISO14000环境管理体系、ISO10012计量体系三项国际认证的企业，是行业内最早通过ISO18000职业健康安全管理体系的企业之一。公司设有“国家建筑材料测试中心鲁宏水泥与砼检验室”，是建材与相关产品研究与检验的基地。

多年的新型干法水泥操作经验，加上2000年公司改制后加强企业基础管理、企业文化建设和学习型组织创建，中联鲁宏水泥逐步建立起管理、品牌和文化优势，并在行业内产生越来越大的影响力。但随着水泥行业竞争的加剧，中联鲁宏水泥渐渐预感到企业仅凭良好的基础管理还不能建立起完全的竞争优势，如管理效率的提高，异地信息沟通等管理瓶颈都需要导入新的技术手段才能实现。基于这样的思考，中联鲁宏水泥在完成IT规划后，开始牵手神州数码导入OA系统。

成功的项目在于充分的需求调研。神州数码鲁宏OA项目组在项目实施前不是直接把现成的产品照搬到鲁宏，而是双方先进行充分的分析和论证。项目组首先分析了OA实施前中联鲁宏存在的问题，然后对鲁宏OA系统进行准确定位。双方一致认为:OA所解决的问题归根到底都是塑造一个利于企业运转的工作流程，一个理想的企业OA系统应具备以下平台:

企业通信平台: 建立本企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通;

信息发布平台: 为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态;

协同工作平台: 将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将逐渐缩小，提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力;

公文流转平台: 改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公;

日常办公平台: 改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公;

信息集成平台: 现代企业中已存在的生产、销售、财务等一些企业经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的;OA系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度;

知识管理平台:系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。

在软件实施过程中，正值百年不遇的“非典”时期，在全国各地均已实施隔离的情况下，神州数码的工作人员不仅没有拖延工程，更在确保工程进度的同时，细化需求，详细调研，注重每一个设计的细节问题。如:在软件设计时，因为软件本身的开发已有一定的成功模块，但与我公司在工作中的称谓不同，则尽力更改，满足我方要求，做出鲁宏的管理特色。对于一些我方没有提出的问题，在其确定我方的需求后，在更改时同样提出征求我方意见。经过双方的协调，在以我方原有管理为核心，神州数码OA的基础上，确定了项目实施的功能模块。详细的功能模块如下图所示:

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 功能模块功能详细描述

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 登陆界面

提供统一登陆界面，每一个用户名及密码，进入系统首页。

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 系统首页

统一消息系统接受其他应用数据库产生的消息文档，通过统一的系统查看需要个人审批的应用，提供用户按照时间顺序查看属于自己的消息文档，避免了审批和待处理的消息与电子邮件混淆，不能及时处理。对于长期未处理的消息文档的自动清理。

用户基本信息显示用户名、部门，并可修改用户密码

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 应用快速通道快速进入应用模块

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 通知动态显示最新的通知和发文信息

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 日常办公

个人办公个人办公包含企业员工个人事务处理的主要功能。包括:电子邮件、个人日历、待办事宜。邮件系统实现内、外部收发功能。

工作写实员工可以完成本日工作完成情况，下周工作计划，问题与建议等内容，提供查看权限的功能。用户设置用户简要表，设定自己工作周报的读者;

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 信息中心

通知公告提供为员工了解公司最新动态的信息阅读、查询功能，如:发布公司发文、各种通知发布流程为:提交(信息提供人)-> 审核(主管领导)—> 确认(信息管理员) —> 发布

公司动态宣传公司重大活动或事件信息，领导的重要讲话，方便员工形成对公司的统一认识。发布流程同上，并可配以图片等多媒体文件辅助宣传。

员工论坛提供员工进行网上交流，发表建设性意见的园地。员工发言可在系统中设置成署名或匿名。管理员可对发言进行删除等控制操作。

规章制度将公司内部行政、财务、生产等规章制度，按已经设定好的栏目，用户通过浏览器进行发布，并提供全文检索功能，方便用户查询使用。规章制度发布内容由各部门专人负责，设定一定的权限。

企业文化发布企业文化理念、管理制度、领导讲话等企业文化建设文章，宣传企业文化由专人负责发布企业文化内容。

业界动态提供为员工了解市场及竞争对手最新动态的信息分类、信息阅读、查询系统。信息来源可以是公司内各部门人员，由市场信息收集人员统一管理、筛选和发布。

网络期刊提供员工了解最新的IT动态。为信息中心 制作

战略发展特刊为公司领导提供水泥行业的最新动态。为信息中心收集、制作。

学习型组织为员工提供最新的公司内部资料。由人力部根据公司的需要提供。

盖泽资讯发表最新的公司外部新闻由企业文化部依据公司原有的报刊内容发布。

盖泽培训为公司员工的学习提供资料。由培训中心根据公司近期培训内容，在公司内部传送。

领导信箱为员工反映情况提供最直接、快捷的方式

投稿箱员工可根据自己的爱好，在公司的报纸上发表文章。改变原有的盖泽报的文章审批。

创新提案 为员工对公司的管理、以及技术提供新理念。由原创新办公室改进而来。

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 新闻热线发布企业文化部制作的电视台新闻

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 公文管理

发文管理系统为企业提供企业、部门发文的起草、审批、查看审批过程。提供题目和全文检索的功能和阶段自动归档功能。实现发文会签并行处理的功能。可以对相关字段隐蔽的功能。发文的流程将由发文管理员确定，并可根据需要增加或减少发文流程，最多可支持九级发文流程。主管领导对流程停滞人员发催办通知。

文件传输用户自定义文件传输流程，阅读者对传输文件进行批示，结果返回到起草人处确认。

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 行政事务

车辆管理提供车辆预定功能，对车辆使用时间安排进行自动管理，同时可记录车辆基本信息。

会议室管理提供会议室预定功能，对会议室时间安排进行自动管理，同时可对投影仪等会议室设备进行预定。

考勤查询与鲁宏水泥现有考勤系统进行系统集成

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 可定时或手工导入考勤记录

每个员工登录系统后，将可以查询到本人的考勤记录

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 可利用系统进行考勤申补流程

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 知识库

档案管理对公司内部档案进行条目管理，如有电子文件，可将文件作为附件保存;设定一定读取级别，授权用户或普通用户查询到不同级别文档。

合同管理对公司内部合同进行管理，并填写合同摘要信息，如客户名称、合同金额、签订日期等，设定一定读取级别，授权用户才可查询到合同信息与内容。

各部门文档管理按部门提供部门有价值文档存放的功能，可分为公用文档和部门文档。公用文档可供部门外人员查看，部门文档只有本部门人员才可查看。

技术文档管理技术部门技术文档，按分类保存，设定阅读权限，非权限人员不可阅读。

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 数据查询

实现DCS、财务数据在OA系统的查询提供报表附件上载功能;报表阅读权限可由用户设定;预留财务报表导入功能，将财务形成的固定格式报表，导入办公自动化系统，形成按科室、项目的分权限查询。

综合来讲，选择对了软件供应商等于项目成功了一半，这一点我们在实施时感触颇深。在实施过程中遇到了诸多问题，因为有前期的充分准备，加上实施团队的通力合作，圆满完成了预定的工作。通过OA的实施，不仅为鲁宏培养了信息化的人才，更为鲁宏的管理带来了提高。成功在于总结，我们在感受OA系统带来的便利时，我们也在总结鲁宏OA成功导入的作法和经验:

首先，在软件的界面和形象上和公司宣传标识保持一致，界面的设计在借鉴了软件原有设计的基础上，按照我公司现有的工作模式，进行了客户定制。

其次，对于软件中的工作流的实现，在软件使用要求下，我们对现有的工作流程进行了重组、再造。这其中因为牵涉到各部门工作权限的重新分配，给工作造成了一定的难度，但是也为我们下一步信息化的进行打下了坚实的基础。

同任何管理类软件的成功实施一样，正是有了公司领导的大力推进，才保证了项目的如期进行。在项目实施过程中，公司总经理亲自挂帅。在IT咨询项目中，公司领导团队全部人员参加所有培训。在流程优化项目中，总经理担任优化小组组长，亲自主持流程优化会议，从而克服了项目推进中可能产生的阻力，推进了项目的实施与进展。

鲁宏水泥作为传统企业，信息技术人才特别匮乏，人才的匮乏，制约了公司信息化实施的速度和效果。我们正是认识到这一点，在内部人力资源不足的情况下，充分利用外脑进行规划，但同时也加强自身人员的培训。为适应新型的工作方式，由公司领导带头，补充相关的专业知识，公司党委书记在已年近半百的情况下，从一个“电脑盲”到精通软件的运行，进行日常办公，仅用了三个月时间。也正是由于OA的运用，提高了管理人员的能力。

现今，OA软件已经正常运行一年多了，公司的OA用户已经达到300多人。总结公司的OA实施经验，结合公司这几年信息化建设历程，我们发现信息化不仅提供了一个工具，更重要的是为我们提供了一种管理思想，经过外出考察和切身的体会，我们发现在信息化的道路上，最重要的是切合企业本身的实际情况，量体裁衣，从本身出发，在整体规划好的基础上，逐步进行。公司在成功运用办公自动化系统后，目前正进行ERP整体规划和实施，并且将逐步实施SCM、CRM、KM、DSS等系统，从而全面“打造信息化鲁宏”。

正如学习型组织理论所说:只要找到了路，就不怕路远。信息化建设也是如此，如今我们积累了一定的信息化建设经验，又有了系统的IT应用战略规划，相信随着公司规模的扩大，公司的信息化建设也将稳健推进，“打造信息化鲁宏”的愿景也将指日可待。

神州数码OA提升鲁宏水泥管理竞争力: 来源:天极网