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从机关应用看协同OA的简便廉效

2007-04-26

长期以来,“重硬轻软”总被用来批评国内注重硬件投资而忽视软件投资的做法。随着人们对软件的了解逐步深入,各地信息化中心和企业的信息化部门,不仅纷纷加大对电脑、服务器、路由器、交换机等硬件的投入,也纷纷采用ERP、CRM、协同办公等软件武装机构的数字神经,以实现真正的无缝信息化应用。因此,再说国内的信息化是“重硬轻软”,似乎有些说不过去。

然而,我们却认为,“重硬轻软”本不是坏事,恰恰相反,信息化就应该重硬“轻”软!当然,这个重硬“轻”软有更积极的含义,那就是硬件要“稳重”,而软件要“轻便”。

从机关应用看协同OA的简便廉效: 神话:小蚂蚁击败大象

在湖南省某通信管理机构刚刚结束的一次协同OA招标中,一个看起来非常简单的国内协同办公软件,居然挫败了国际软件巨头IBM的先进技术,在激烈的竞标中胜出,缔造了“小蚂蚁击败大象”的神话。

基于IBM LOTUS开发的协同产品,虽然非常成熟,功能也很强大,可以说是很有实力。但从湖南某通信管理机构的角度来看,技术架构显得过于复杂,实施、维护起来不仅成本过高,而且如果需要功能拓展,又会涉及到一大笔后续费用,再加上冗长的人员培训,简直就是一个吞钱的庞然大物。而在对比之下,国内的这家协同办公方案,不仅不需要添加任何新的硬件、软件,实施起来非常快捷,而且用户界面完全“傻瓜化”,只需要很简单的人员培训即可上手使用,后续的维护也很方便。

看来,技术和功能本身的强大与否并不重要,每个产品都有自己的优缺点,重要的是是否适合自己。

从机关应用看协同OA的简便廉效: 客户:轻便廉效是关键

无独有偶,就在此前结束的政府统一招标采购中,湖南省民族事务委员会也同样采用了该协同软件,该软件正是一直大力倡导易用思想的协同办公领导品牌新思创。而在稍早的时候,甘肃两个空军部队也先后采用了新思创协同OA。

与其说众多单位纷纷选择了新思创,还不如说是他们选择了“易用”,到底有什么原因呢?原来,“轻便廉效”是关键所在。

据湖南民族事务委员会信息化负责人表示,政府机关在选择协同办公应用方案的时候,应该考虑自身的特点。政府机关、事业单位的人员年龄层次差距较大,既有接受事务较快的年轻人,也有学习起来稍显吃力的中老年人。因此,简单、便利是第一原则。只有简单、便利,才有可能让全员容易接受,不为负担,而为工具,从而提升整体运作效率。

而据湖南某通信管理机构信息化负责人表示,根据政府机关、事业单位经费预算的特点,信息化项目一般都是根据一定比例申请财政拨款,因此,后续的维护费用不能太高,第一次采购的成本也不能太贵,否则就有可能造成一次采购,后续搁置的现象,造成国家资金的浪费,这就需要协同办公的整体成本要“廉”。


新思创:软件要“轻”一点

以“易用”为卖点迅速成为中国协同办公软件领导品牌的新思创,历经了市场的风风雨雨,感触良多。他们坦言,中国的协同办公其实普及得还远远不够,这个里面,软件本身的易用性绝对是一个槛。因此,软件不妨“轻”一点。

新思创的市场部负责人马先生认为,软件厂商不应该只是“CP,CONCEPT PROVIDER (概念制造商)”。更多地工作是要化繁为简,让软件“轻松”一点,“轻便”一点、“轻巧”一点。技术架构可以复杂,但用户使用一定要简单;工作流程可以繁杂,但用户使用一定要便利。微软的成功,很多评论家都归咎于它的图形界面,而图形界面其实就是让用户轻松一点。

因此,新思创在设计其协同办公软件的时候,就大胆地将界面设计成网络式。也就是说,只要是用过电子邮件、或者看过论坛的用户,都会比较熟悉界面的操作。而就在这看似简单的论坛式操作界面下,隐藏的是复杂的工作流和技术设计。

为了进一步减轻用户的负担,新思创还推出了类似于QQ这样的客户端的工具软件,让客户不用登陆IE系统,即可完成信息交流等很多OA功能。用他们的话来说,“任何一个协同办公软件厂商,都不能有能力去教育如此广大的受众。而中国有1.23亿网民,他们每天的生活,都在邮件、论坛、QQ这样的环境中度过,这样一个天然而又强大无比的教育力量,为什么我们协同办公软件不拿来用呢?这样是不是能够让协同软件更加轻松、轻便、轻巧一些呢?”

从机关应用看协同OA的简便廉效: 信息化:轻装上阵

协同办公的最终目的是解放人的生产力,不是束缚人的手脚,正如客户所言:“不为负担,而为工具”。如此看来,在中国协同办公市场,软件未必是大而全就好。不注重“简便廉效”的中国特色,洋和尚也未必好念经!

只有简便、实用、灵活的办公系统,才能让用户轻装上阵,大展身手。



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